Compétition sportive en haute montagne : quelles contraintes ?

C’est un fait, organiser une compétition sportive n’est en rien une mince affaire. De plus, l’endroit choisi peut ajouter son lot d’obstacles. Par exemple, pour les disciplines dont les compétitions ne peuvent se dérouler qu’en haute montagne, les obstacles pour une organisation efficace sont forts nombreux. On pense notamment à des courses telles que la Grande Trace Eté, course mythique de ski d’alpinisme qui a lieu au Dévoluy. cette année, elle se tiendra les 7 et 8 septembre, et se parera d’une version trail qui risque fort d’attirer les adeptes !

Mais voilà, des contraintes administratives aux contraintes financières, en passant par les contraintes logistiques, les barrières à franchir peuvent faire tressaillir même les organisateurs les plus courageux. Il suffit de procéder par étapes pour organiser efficacement votre compétition.

Les impératifs logistiques

Vous devez porter le manteau d’un logisticien événementiel pour pouvoir organiser efficacement une compétition sportive en haute montagne. C’est la seule solution si vous ne voulez pas faire appel à un spécialiste.

L’acheminement des équipements, des produits, du matériel et des intervenants vers le lieu de l’événement est l’une des tâches logistiques les plus importantes à réaliser. Mais ce n’est pas tout. Après avoir déterminé le lieu de l’événement et les dates, il est important de communiquer autour de la compétition ou du tournoi dans le but d’attirer du public.

La couverture réseau et la couverture médiatique de l’événement sportif

Lorsqu’on organise une manifestation sportive, à l’instar des championnats de France de trail, qui se dérouleront les 10 et 11 août à Méribel, on s’attend à attirer un grand nombre de participants et à vendre le plus de billets possible. Pour faire connaître votre événement, plusieurs solutions sont efficaces :

• La distribution de flyers et de prospectus ;
• L’affichage ;
• La publicité dans la presse.

Vous pouvez également profiter d’internet, notamment des réseaux sociaux pour informer plus de personnes. En parallèle, la location d’un téléphone iridium pour couvrir un événement sportif s’avère utile. Cet appareil est conçu pour résister aux conditions extrêmes, comme celles que l’on peut rencontrer en haute montagne. Grâce à son antenne et à son électronique, ce téléphone bénéficie d’une couverture mondiale fiable. Quel que soit l’endroit où vous vous trouvez sur le globe, vous pouvez émettre et recevoir des SMS, et même des messages électroniques.

On sait à quel point les risques dans la pratique des différents sports en montagne sont élevés. Louer un téléphone iridium est un moyen efficace pour pouvoir vite porter assistance aux sportifs en cas d’accidents.

L’aménagement des lieux en fonction de la discipline

Les activités sportives en haute montagne sont nombreuses. On peut penser notamment à la randonnée en montagne, à l’escalade, à l’alpinisme (course en montagne), au trekking, au ski-alpinisme, à la cascade de glace, au vélo tout-terrain (VTT) en montagne, au canyonisme, à la course pédestre en montagne et au vol libre. Parce que chaque activité a ses propres particularités, en fonction de la discipline, vous devez équiper le lieu de l’événement avec tout le matériel requis. Cela concerne à la fois :

• Le matériel sportif (récompenses sportives, chronomètres…) ;
• Le matériel de sauvetage (trousse de premiers secours, bombe de froid…) ;
• Le matériel de sonorisation (sonos portables, micros…) ;
• Le matériel de sécurisation des lieux (rubalises, grilles de séparation…)…

Vous devez penser à l’acquisition ou à la location de ce matériel. Ensuite, il faut trouver une ou plusieurs compagnies de transport pour assurer le déplacement de ces équipements vers le lieu de la manifestation. Après la compétition, il faudra également collecter tout le matériel installé et le ramener au point de départ.

Les contraintes financières

Pour atteindre les objectifs de votre tournoi ou de votre compétition sportive en haute montagne, l’organisation doit être sans faille. Et pour cela, il faut des moyens financiers importants. Les zones géographiques situées en haute montagne étant moins pratiques que les lieux classiques, les dépenses à effectuer sont plus élevées.

Heureusement, vous pouvez compter sur les sponsors. Il suffit de faire une recherche stratégique et vous trouverez des fonds, des organismes et autres structures (marques de sport et de boisson par exemple) qui peuvent vous financer. Par exemple, certains sponsors peuvent prendre en charge l’achat des récompenses, et d’autres la confection des t-shirts. Le ministère de la Jeunesse et des Sports peut également vous financer selon la dimension de l’événement que vous organisez.

Les obligations légales qu’il faut respecter

L’organisation d’une compétition sportive est rigoureusement encadrée par la loi. Il faut notamment avoir un statut d’association avec au moins 6 années d’expérience avant de pouvoir organiser une telle manifestation.

Les autorisations nécessaires pour organiser un événement sportif

Si vous n’êtes pas une association qui remplit ces conditions, vous devez demander une autorisation auprès du chef du service départemental de la jeunesse, des sports et de la vie associative avant de pouvoir organiser votre événement. Il faut également faire une déclaration de la manifestation à la sous-préfecture au moins un mois, voire 6 semaines, avant la date de la compétition.

Dans l’éventualité où l’événement est à but lucratif et doit regrouper 1500 personnes ou plus, il est impératif d’effectuer également une déclaration à la mairie. Selon le cas, vous pouvez être amené à effectuer d’autres requêtes. La demande d’ouverture d’un débit de boisson temporaire auprès de la mairie en est un exemple.

La souscription à une assurance

Pour réussir une manifestation sportive en haute montagne, il est important d’accorder une attention élevée à la sécurité. Lorsque vous ne souscrivez pas les assurances requises, vous encourez une amende ainsi qu’une peine d’emprisonnement. Pour sécuriser votre événement et surtout éviter tout désagrément, souscrivez une assurance responsabilité civile. Cette dernière couvrira non seulement votre responsabilité, mais aussi celle des participants et des autres intervenants (salariés, bénévoles…). Il convient de souscrire également une garantie qui couvre les arbitres, les juges, les agents de sécurité…

Les autres contraintes à ne pas négliger

Il existe d’autres contraintes liées à l’organisation d’un événement sportif en haute montagne. On peut citer par exemple :

• Le contrôle médical des participants ;
• La mise en place d’un service d’ordre ;
• Le respect des règles techniques indiquées par la fédération délégataire…

Il faut par ailleurs penser à la mise en place d’une billetterie. Il est conseillé de le faire même si la compétition n’est pas à but lucratif. Il peut s’agir d’une billetterie manuelle ou en ligne. Ces coupons vous permettront de contrôler l’accès au site pendant toute la période de compétition.

En résumé, l’organisation d’un événement en haute montagne ne s’improvise pas. Pour la réussir, il ne faut rien laisser au hasard. Les principales contraintes qu’il faut surmonter sont d’ordre logistique, administratif et financier. Si vous prenez toutes les dispositions requises, il n’y a aucune raison pour que la réussite ne soit pas au rendez-vous.